Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: ABPA S.A.S.
NIT: 900.136.044-3
Dirección: Kilómetro 1.9 vía Bogotá – Funza, Parque Empresarial de Occidente, Bodega 83, Funza, Cundinamarca, Colombia.
Teléfono: (+57) 1 555 3465
Correo electrónico: servicioalcliente@fourpoint.com.co

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias; será aplicada por ABPA S.A.S. Respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  •  Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

ABPA S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:

A) Efectuar gestiones para el desarrollo de los servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie.
B) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
C) Verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, posibles conflictos de interés, viabilidad financiera, jurídica y comercial devengada de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores.
D) Aportar información que sirva de soporte en procesos de auditoría externa/interna.
E) Enviar y/o recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
F) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
G) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos.
H) Prestar de manera adecuada los servicios contratados con ABPA S.A.S.
I) Ser contactado para renovaciones, negociaciones, ofrecimiento de servicios, ser informado e invitado a participar en eventos, capacitaciones, obtención de beneficios.
J) Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre los servicios de ABPA S.A.S evaluando la calidad de los servicios prestados.
K) Ser contactado para informar sobre el proceso de queja o reclamo, informando sobre el estado del mismo.
L) Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran.
M) Apalancamiento de Inversión, Recaudo de Ventas y Manejo de Adquirencias.
N) Manejo Contable y Administrativo para el recaudo de Arriendos.
O) Comunicar la aprobación o no aprobación de una garantía.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y en la medida que se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

I. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
II. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización correspondiente.
Todo Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales en ABPA S.A.S., se regirá por los siguientes principios:

  •  Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
  • Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  •  Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  •  Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de ABPA S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  •  Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y de la Constitución Política de Colombia. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
  • Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de ABPA S.A.S. Se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

INFORMACIÓN PROVENIENTE DE TERCEROS

ABPA S.A.S en desarrollo de su objeto social realiza la administración o actúa como proveedor de servicios de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, solidario y público, entre otros sectores. En estos casos ABPA S.A.S desarrolla el papel de encargado de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para las finalidades para la cual es entregada a ABPA S.A.S.
En caso de que la solicitud que se realice por el usuario de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, ABPA S.A.S hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos ABPA S.A.S no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgadas ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.
ABPA S.A.S reitera que la recepción de la información entregada por sus clientes o terceras personas debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los titulares de la información. De esta manera, ABPA S.A.S entiende que quien realiza entrega de información para la realización de sus actividades empresariales como administrador de obligaciones de cartera y cobranza cuenta con todas las autorizaciones pertinentes de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera a ABPA S.A.S de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que ABPA S.A.S en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de ABPA S.A.S:

A) Solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento.
B) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
C) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
D) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos, cumplirá los siguientes deberes:

A) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
C) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
D) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
E) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
F) Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta.
G) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección de los datos personales, ABPA S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento. En la solicitud de autorización se informará sobre los datos que serán recolectados y su finalidad, así como los derechos que le asisten al titular y la información de contacto de ABPA S.A.S. utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

A) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
B) Datos de naturaleza pública.
C) Casos de urgencia médica o sanitaria.
D) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
E) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: ABPA S.A.S.
NIT: 900.136.044-3
Dirección: Kilómetro 1.9 vía Bogotá – Funza, Parque Empresarial de Occidente, Bodega 83, Funza, Cundinamarca, Colombia.
Teléfono: (+57) 1 555 3465
Correo electrónico: servicioalcliente@fourpoint.com.co
Área Encargada: Gerencia Administrativa y Financiera

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

ABPA S.A.S será responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular, en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política.

Para tales efectos se han habilitado los siguientes canales de atención:

  • Correo electrónico: servicioalcliente@fourpoint.com.co
  •  Página Web: www.fourpoint.com.co

Comunicación escrita dirigida a ABPA S.A.S, enviada a la dirección: Kilómetro 1.9 Vía Bogotá – Funza, Parque Empresarial de Occidente Bodega 83, Funza, Cundinamarca, Colombia.

La consulta, petición, queja o reclamo deberá contener:

  • Nombre e identificación del titular.
  • Datos de contacto del titular.
  •  Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  •  Dirección de correo electrónico para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Todas las consultas serán atendidas en un término no superior a quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. Si no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en que se dará respuesta a su consulta, de cualquier manera, la nueva fecha no será superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, ABPA S.A.S. Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia a partir del 25 de Septiembre del año 2017.

ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA
ABPA S.A.S se reserva el derecho de actualizar la presente política cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades. Cuando sea actualizada deberá informarse a los titulares, previo a su implementación mediante el empleo de medios, como correos electrónicos y/o materiales físicos en los puntos de venta de la empresa.

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